ISO 9001 BAŞVURU İÇİN BİZE ULAŞIN

ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNDEN maksat; satmakta olunulan ürünün veya vermekte olunulan hizmetin ,güvenilir bir yönetim sistemi elinden geçtiğinin gösterilmesidir.
ISO 9001 KALİTE BELGESİ ;Kuruluş bu ISO 9001 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ STANDARDININ istediği şartlara uygun çalıştığının, bir örneklik kontrol sonucunda şartların karşılandığının gösterildiğinde verilen bir belgedir.
Yanlış anlaşılmasın, tam da buranın doğru anlaşılması için söylüyorum; “bir örneklik olarak” yani bu belgeye sahip olan bir firma her şeyi dört dörtlük yapıyor manası çıkmasın, ISO 9001 BELGELİ bir firmayım diyerek ; haklı rekabetin bir göstergesi olarak da kullananlar çıkabilir (tabi ki de arzu edilen budur),
Haksız rekabetin bir göstergesi olarak da kullananlar çıkabilir ,komşuya veya ihale kurumuna göstermek adına…
Şimdi bu iki yöntem nasıl uygulanabilir bunu açalım biraz
Kuruluş;
- Firmam için uluslar arası kabul görmüş, bilimsel yöntemlerle yönetilen kuruluşların yönetim biçimlerini benimsedim, bu doğrultu da bir kuruluşun yönetim sistemi nasıl olması gerekiyorsa ben de öyle olmak istiyorum.
Diye işe başlamış, bu standardın şartlarını yerine getirmiş ve neticesinde bu belgeyi almaya hak kazanmış ,burnundan kıl aldırarak ,ilk başta ağrısını çeke çeke ,sonunda bir faydasını görmek muradıyla bu işin altından kalkmıştır.
Dikkat!
Çaresizseniz çare sizsiniz,..
ISO 9001 KALİTE BELGESİ sihirli bir değnek değildir.
- Tamam istedim oldu gibisinden
Bu bir süreçtir ve ben bu belgeyi almak için şartları yerine getirdim hadi hemen Sabancı ,Koç olayım havasına girmeyelim.
Allah yanıltmasın!
-Yahu sabancı ,Koç ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini mi uyguladı da ,zengin oldu da diyebilirsiniz…
Adı ne olursa olsun tüm va’kalara Sistem gözüyle bakmamızın bir sonucudur her şey.
“Tarif efradının cem-i ,ağyarına mani değildir” hiçbir zaman ,
Sabancı, Koç her zaman bir sistem dahilinde bakmışlardır olaya ,durum bundan ibaret!
ISO 9001:2000’in sadece bir felsefesinden birisidir, Yönetimde Sistem Yaklaşımı…
- Kardeşim!
Falanca firma iso belgesi almış bizde alalım aynısından” demiş ve o minvalde hazırlıklarını yapmış, ama amaç belge olunca yapılan işlerden belgelik olmuş, hızlı bir dokümantasyon, standardın zorunlu koştuğu prosedürler hazırlanmış , komşusunun sahip olduğu belgeye oda sahip olmuş.
-Yahu nasıl olur kardeşim!
da… diyebilirsiniz
Denetim günü düzenli, sistemli çalışan bir firma imajı çizersiniz, dokümanlarınız hazırlanmıştır bir şekilde ,denetimde bir örneklik inceleme sonucu da bu belgeyi almaya hak kazanmış olabilirsiniz.
Her denetim zamanı da aynı yöntemle ufak tefek iyileştirmelerle belgenin devamlılığını sağlayabilirsiniz.
Sağlayabilirsiniz diyorum ; hani diyorsunuz ya !
-Bu firmaya nasıl kalite belgesi vermişler diye! İşte onun cevabı
Her şey niyette biter, yapmak isteyen bir şekilde yapar .
Bu iki örnekten anlaşıldığı üzere , ISO 9001 ,kurum tarafından Müşteriye iyi niyetli bir çabanın sembolü olarak da gösterilebilir, komşuya bak bende de var diyerekten de gösterilebilir, tabi müşteri anlar da biz kendimizi kandıralım, müşteri tabiî ki kanmaz,kanmak istemedikten sonra …
Burada amaç ne olursa olsun ,bir belgeye de sahip olabilirsiniz, bir sisteme de sahip olabilirsiniz,
“Mevla hiç eziyet eder mi kuluna kulun cezası kendi kendine”
Bu iki yöntemde bu belgeyi almaya hak kazandıran yöntemlerdir.
Dünyaya açılmış, içerde ve dışarıda düşmanları olan Türkiye bir ülkede ikinci örneğe zorlayan etkenlerde yok değil hani,
İyi niyetli bir şeyler yapma çabasıyla uğraşan işletmelere…
Nedir bu etkenler; ihale kurumunun bu belgeleri işletmelere zorunlu koşması sonucunda yada es keza bir yerden avantaj sağlamak adına
Yada
Diğer firmalardan eksik kalmamak adına bu belgeyi almaya zorlanmış firmaların sayısı da az değil .
Neden ne olursa olsun yukarıda ki yöntemler
Bu gibi kalite belgesini almaya zorlanılan firmalardan
Nedir bu yöntem?
Bu belgelendirme ve danışmanlık işini yapıyorum diye ortaya çıkmış bir dünya firma var, işin ticari boyutunu bir kenara bırakalım, hiçbir çaba sarf etmeden telefon başından yerli veya yabancı bir belgelendirme kuruluşuyla anlaşmalı olarak tabiri caizse belge satışı diye adlandırdığımız,firmalara hiçbir yarar sağlamayı amaçlamayan,bu yolla ancak kazan. sağlayanlar vardır. Bu yönteme başvurmanızı tavsiye etmiyoruz, çünkü karşınızda gözünü para hırsı bürümüş , gözü dönmüş belge simsarları var ,dikkatli olmanızda fayda var…
“Ucuz etin yahnisi yavan olur” ne olursa olsun, az da olsa bu şartları sağlayarak normal prosedürde bu belgeye sahip olmak en mantıklısıdır.
Bir öğüt olarak, ya da edebi bir metin olarak da algılayabiliriz,
IS0 9001:2000 ,Firmaların uluslararası arenada söz sahip olmasının yolunu açmak, İleri; daha ileri gitmenin yolu olan sürekli iyileştirmeyi, memnuniyeti müşteriyle daha ilk bakışta güven olgusunu oturtmakla başlatmak, Firmaların kendi pazarı içinde rekabet olanağını artırmak ,Kaliteyi başarının önünde bir engel olmaktan çıkarmak ,firma içindeki karmaşayı azaltmak ve işletme büyüdükçe bunun sorun olmasının önünü kapatmak, vizyonu olan bir işletme olarak firmayı gelecekte rakiplerinin arasında görmek istediği yeri tasavvur ettirmek ve bunu kuruluşun tüm seviyelerinde kabul edilmesini sağlattırmak, faaliyetleri daha sistemli ölçülebilir sonuçlarla kontrol etmenin yolunu göstermek, personel veriminin istenen düzeyde olmasının yolunu göstermek, İş yaptığınız insanlarla (tedarikçilerle) sağlıklı alışveriş yapmanın yolunu göstermek için yazılmış bir standarddır.
Hem üzüm yiyip hem de bağcıyı dövmek istemiyorsanız, güzel bir adım ve unutmadan söyleyeyim bu adım KURUMSALLIĞA ATILAN İLK ADIMDIR, son adım değildir.
Sistemsiz yöntemlerle Bunun tam tersi sonuçlarını da düşünebiliriz…
Sistemden başlayalım ilk işe,
Sistem birbirine bağlı yönetsel takımların birleşimi, koordinasyonu ve sürdürülebilirliğidir.
Her şeyden önce sistemi harekete geçiren bir mekanizmanın olması gereklidir, bu mekanizma sistemin birleşimi, koordinasyonu ve sürdürülebilirliğini sağlamak için sermaye ve kaynak ayıran üst yönetimdir.
Üst yönetim bu işe gönüllü olarak girmiş olmalıdır,gönülsüz olsa da gönüllü olmak için çaba sarfetmelidir kanımca,bir fayda sağlamak adına…

Üst yönetim faaliyetlerin planlı, programlı, ölçülebilir ve istenen sonuçla uyumlu göstergelerini görmek istiyorsa…
1- Gönüllülük,
2- Kararlılık,
3- Sürdürülebilirlik,
Şimdi bu anlattıklarınız üretimle ilgili derseniz yanlış yaparsınız, her ikisi içinde plan ,program, ölçülebilir ve istenilen bir sonuç mutlaka vardır.

Üst yönetim taahhüdünü kalite politikasıyla göstermelidir.
Bu tüm kurum tarafından paylaşılan bir geleceği, istenen/özlenen durumu ,faaliyetlerimizle ilgili yasal beklentileri, sürekli iyileştirmeyi, müşteri memnuniyetini içerecek şekilde dile getirilmeli ve öyle yazılı hale getirilmelidir, aksi halde sırıtırsınız ,eğer ortada bir misyonunuz varsa sizin, vizyon varsa sizin vizyonunuz olmalı ,ha şartları sağlar mı sağlayabilir.

Demek ki üst yönetim iradesini ,kararlılığını bir misyon ve vizyon birleşimi olan KALİTE POLİTİKASI yazmak ve ona göre çalışmakla başlamalıdır işe.
Üst yönetimin ISO 9000:2000 KYS için yapacakları;
1- Misyon ve vizyon birleşimi olan akılda kalıcı, yüreklendirici kuruluşu yansıtıcı bir Kalite Politikası belirlemelidir.
2- Kurumsal bir kimlik personeline çağrılan adla belli olur, öyleyse onlara yetenekleri ,bilgisi ve becerisi dahilinde bir ünvanla işe başlamak en akıllıca olanıdır. Değilse o ünvana yakışır bir eğitim programından geçirmek ve meyvelerini toplamak hayırlısıdır.
Üst yönetim düşlenen geleceğe ulaştıracak takım arkadaşlarını bir organizasyon dahilinde yönetilmesi istenmektedir. Üst yönetim kuruluşun büyüklüğüyle alakalı bir organizasyon şemasını oluşturmalı ,yetki ve sorumlulukları belirlemelidir.
3- Üst yönetim ,kalite politikasıyla uyumlu gerçek hedefler belirlemelidir.
4- Üst yönetim ,kendisini hem içte personele ,dışta ilgili kuruluşlara temsilci olarak tanıtacağı bir temsilci atamalıdır, bu kalite yönetim temsilcisi de olabilir, Yönetim temsilcisi de olabilir adı her ne ise; işte bu üst yönetimi temsil eden kişi bu yönetim sisteminin ana faaliyetlerini belirleme, belirlenen bu faaliyetlerin bir biriyle ilişkisini yöneten ,yönlendiren kişi olmalı ve sonuçları üst yönetime rapor etmelidir.
5- Üst yönetim düzenli olarak iç denetimlerin yapılmasını ve sonuçlarının görüşülmesini sağlamalıdır.
6- Üst yönetim , yapılan faaliyetlerin,izlenen politikanın,alınan iyileştirme kararlarının,ulaşılan hedeflerin veya ulaşılamayan hedeflerin aksayan yönlerin görüşülmesi için toplantılar yapmalı ve alınan kararların uygulandığının takibini yapmalıdır.
7- Ve üst yönetim her bireyin bir değeri olarak görmeli eğitim eksikliği olan varsa buna uygun eğitim/terbiye ve davranışı temin etmeli, fazlası olan varsa delilini göstermelidir.
8- Üst yönetim ,kaliteyi etkileyen her hangi bir durum söz konusuysa gerek gelecek nesiller için olsun,gerekse mevcut nesiller için olsun bunları yazılı hale getirmelidir.

ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi şartları yaptığı faaliyetlere ve büyüklüklerine bakılmaksızın bütün kuruluşlara uygulanabilir. Örneğin bir siyasi parti veya bir spor kulübü veya tek kişilik çalışan bir avukatlık bürosu da bu standardın şartlarını karşılayarak bir sistem kurabilir. Burada önemle vurgulanması gereken husus şudur her ne kadar aynı standardı rehber kabul ederek sistem kurulsa da aynı sektörde de olsa aynı tipte dokümantasyon ve sistem olması istenmemektedir. Çünkü her bir şirketin büyüklüğü yapısı personel yeterliliği ve makine teçhizat yeterliliği bir değildir.

Bunları temin etme taahhüdümüz olduktan sonra, Kalite yönetim temsilcisi eliyle; kuruluşumuzu faaliyetleri nelerdir?(sistem çarkları)
1- Pazarlama
2- Satış
3- Satınalma
4- Planlama
5- Eğitim
6- Kontrol(muayene vb.)
7- Finans
Vb. kuruluştan kuruluşa değişebilen artan veya azalan şekilde olabilir, ancak yönetim sistemini de kapsayacak şekilde faaliyetler belirlenir. (faaliyetlere bundan sonra Proses diyeceğim müsadenizle)
Bu proseslerin belirli bir düzen, içerisinde birbirleriyle etkilerini de içerecek şekilde proses planlaması yapılmalıdır.
Prosesler,sırası, birbirlerine olan etkileri,sorumluları, operasyonların etkinliği,performans kriterleri belirlemelidir. Bu kriterler satışta ürün sayısı, Planlamada zaman, kontrolde uygunsuzluk adeti olabilir.(Proses yaklaşımı)

Sistemin bütünüyle ilgili yapılacak çalışmalar
1- Mevcut durum analiz edilir.(işletmenin kapsamı nedir?)
2- Prosesler belirlenir.(ana ve alt faaliyetler detaylandırılır)
3- Belirlenen proseslerin uygulama adımları gözden geçirilir,aksayan yönler ,eksik yönler giderme yoluna gidilir.
4- Prosesin sorumluları belirlenir ve daha iyi nasıl yapılabilir? Sorusu bunlara sorulur.
5- Prosesin diğer faaliyetleri etkilediği noktalar tespit edilir.(örn; ar-genin tasarım bölümü, satışın satılan adet miktarını)
6- Prosesin performans kriterine göre hedef belirlenir.
7- Prosesi işletme yöntemi standarda bağlanır(gerekli görülür ise dokümante edilir, Satış prosedürü vb.)
8- İzleme ve ölçme yöntemi belirlenir(teklif takip formu ,kaç teklif verildi kaç tane kabul edildi,hedefin neresindeyiz?gibi)

İşletmede asıl olan prosesleri belirlemektir. Uygunsuzlukların kaynağını bulabilmek için, detaylandırmak gerekli ,bölmek gerekli kolay yönetmek için…

Standardın öngördüğü bir yönetim sistemi olarak yazılması gereken asgari prosedürler;
1- Doküman kontrol prosedürü;
Doküman kodlama,değişikliklerden sorumlu belirleme,ilgililere ulaşma yöntemi, işletmenin kullanmakta olduğu, uymakla zorunlu olduğu mevzuat, yönetmelik vb. nin takip yöntemlerinin belirlendiği, bir prosedür.
2- Kayıtların kontrolü prosedürü
Sistem işleyişinin kontrol edilip, rapor haline getirildiği dokümanlar, sistem delili de diyebiliriz, bunların korunması ,saklanması ,elden çıkarılması(arşiv-imha) gibi yöntemlerin belirlendiği bir prosedür.
3- iç denetim prosedürü
kurulan veya uygulanan sistemin uygulandığının ve şartların ne derece de yerine getirildiğinin görülmesi için yapılan iç denetim yöntemi prosedürü.
4- uygunsuzlukların kontrolü prosedürü
verilen hizmet veya üretilen ürünün ayıplı taraflarının müşteriye gönderilmemesi, veya işletme içerisinde sisteme dahil edilmemesi gibi yöntemleri belirleyen bir prosedür.
5- Düzeltici ve önleyici faaliyetler prosedürü
İşletmede karşılaşılan her hangi bir uygunsuzlukta alınan kararların yönteminin veya işletmede çalışan personelin konuya yaklaşımının çözüm önermesi için veya müşteriden gelen her hangi bir şikayette alınması planlanan kararların , metodunu belirlemek için belirlenen prosedür.
Kısaca ISO 9001 KYS kapsamında hazırlanması gereken asgari prosedürler bunlardır.
Amaç üretilen ürünün veya verilen hizmetin aynı kalitede çıkmasını sağlamak olunca ihtiyaç duyulan daha başka dokümanlarda ortaya çıkmaktadır.Kuruluş bu doğrultuda kalite planları ve İşlem Talimatları oluşturabilir. Bunlar örnek verecek olursak alt yapı devamlılığının sağlanması için yapılan bakımlar için Bakım talimatları, veya herhangi bir davranışı kontrol altına almak için yazılan iletişim talimatı gibi talimatlar olabilir. Ortaya kuralı veya yöntemi koyunca kendiliğinden düşünülmesi gereken bir doküman da ortaya çıkmakta ,peki ben bunların uygulandığını nasıl göreceğim? Sorusunun cevabı da işletme uygulama formları veya raporlarıdır bunlarda sistemimin bir parçadır.

Özetle;
1- Kalite Planları
2- İşletme Talimatları,
3- Uygulama formları veya raporları

Artık sistem işleyişini gördükten sonra yapılması gereken durum ,işletmeyi tanıtıcı, genel işleyiş açısından tanımlayan bir dokümana ihtiyacım olmakta, kuruluş sistemini anlatan teşbihte hata olmasın, kuruluşun anayasası işlevi gören bir Kalite El Kitabı el kitabı oluşturmalıdır.

ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sisteminin bazı maddeleri her sektör ve kuruluşta uygulanamamaktadır buradaki uygulanamayan maddeler hariç bırakma olarak ele alınabilir. Fakat hariç bırakılacak maddeler 7. maddesi ile belirtilen maddelerden biri olmalı ve kuruluşta gerçekten uygulamasının olmaması gerekmektedir. Örneğin bir avukatlık bürosunda hizmetin izlemesi ve ölçülmesi için herhangi bir cihaz gerekmiyorsa bu cihazların kalibrasyon faaliyetleri hariç bırakılabilir ve hariç bırakmanın haklılık gerekçeleri ortaya net bir şeklide konulmalıdır.

ISO BELGESİ NASIL ALINIR?

ISO 9001:2000 kalite belgesini almak için bir danışmandan da yararlanabilirsiniz veya bu iş için personelinize özel eğitimde aldırabilirsiniz, veya ben kendimde yapabilirim diyebilirsiniz ,ancak her zaman rehber ıso 9001:2000 standardı olmalıdır.
Şimdi bu seçenekleri birer birer irdeleyelim;
Danışman seçeneğinde;
1- Bu işin okulu var mıdır?
2- Üniversitelerin hangi bölümünden mezun olanlar bu işi yapabilir?
3- Danışmanda hangi özellikleri görmeliyim?
4- Danışman firmama ne verebilir?
5- Her bu işi yaparım diyen danışman mıdır?

Öncelikle özellikle kalite yönetim sistemi hususunda eğitim veren her hangi bir üniversitede her hangi bir bölüm yoktur ihtisaslaşmış olarak, ancak Yukarıda genel anlamda ıso 9001:2000 kalite yönetim sistemi kapsamında yapılması gereken çalışmalardan bahsettim elimin yazdığınca , danışmanlık ve eğitim hizmetinin bir gerekliliği olarak …
Tüm iyi niyetli çabalarımla..
Eksiklikler var şüphesiz…

Görüldüğü gibi ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi detayına indikçe ; karmaşık hale gelen kapsamlı bir Yönetim sistemidir. Türkiye şartlarında ISO 9001:2000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ belgesi prensipli ,bilimsel yöntemlere önem veren bir kuruluşun göstergesi olarak da algılanabilir, belge gözüyle, veya gereksiz bir evrak ayrıntı gözüyle de görülebilir, takdir sizlerindir.